Aby zapoznać się z podsumowaniem zarządzania danymi kandydatów przejdź do Raportów do zakładki Ochrona danych osobowych.

Po przejściu wybierz raport Zgody i klauzule informacyjne.

Pierwsza zakładka jest zbiorem informacji o aktualnym stanie zgód udzielnych przez kandydatów w elevato.

Znajdziesz tutaj podsumowanie kandydatów w kontekście aspektów prawnych.

Liczba kandydatów pokazuje ilu kandydatów, zarówno aktywnych jak i zarchiwizowanych, znajduje się w systemie.

Aktywni – to liczba kandydatów tylko aktywnych w systemie.

Zarchiwizowani – to liczba kandydatów, którzy zostali (zgodnie z zapisem w klauzuli informacyjnej) zarchiwizowani na określony czas.

Zanonimizowani – to liczba kandydatów usuniętych z systemu, z pozostawieniem danych statystycznych.

Masz tutaj także podgląd określonych sekcji, dotykających konkretnych przypadków związanych ze zgodami.

Sekcja informuje o liczbie kandydatów, którym wygasły zgody na przetwarzanie danych osobowych lub którzy te zgody wycofali.

Odnośnik Ważność zgód przeniesie cię do zakładki o tej samej nazwie z ustalonymi już filtrami odnoszącymi się jedynie do kandydatów z wygasłymi zgodami.

Komunikat Wszyscy kandydaci są zarchiwizowani świadczy o tym, że działamy zgodnie z RODO (o ile mamy w klauzuli zapis o archiwizacji danych kandydatów).

Sekcja informuje o liczbie kandydatów, którzy pojawili się w systemie i nie została im przypisana żadna zgoda. Taka sytuacja może mieć miejsce gdy dodasz kandydata ręcznie bez podpięcia odpowiednich zgód do jego profilu.

Po kliknięciu w odnośnik Ważność zgód zostaniesz przeniesiony do odpowiednio wyfiltrowanej listy kandydatów bez żadnej zgody.

W sytuacji, w której wszyscy kandydaci posiadają wymagane zgody, w sekcji pojawia się odpowiedni komunikat.

Sekcja informuje o liczbie kandydatów, którzy posiadają zgody na bieżące projekty, pomimo tego, że projekty te są już zrealizowane. Taka sytuacja może mieć miejsce dla projektów zamkniętych w okresie do maja 2019 roku.

Rozwiązaniem takiej sytuacji jest ponowne zamknięcie projektu.

Z czasem problem ten przestanie występować (a jeśli poznałeś elevato po wspomnianej dacie – już nie występuje). Wówczas komunikat powinien niezmiennie utrzymywać kolor zielony.

Sekcja informuje o liczbie kandydatów, którzy posiadają zgody na bieżące projekty w projektach ze statusami Gwarancja oraz Zawieszone.

Warto zrewidować takie projekty. Być może kwalifikują się do zamknięcia.

W sekcji znajdziesz informacje o liczbie kandydatów, którzy posiadają przypisane do swoich profili zgody, ale nie są one przez kandydatów zatwierdzone. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy kandydat aplikuje poza systemem. Wówczas dodajesz mu zgody w statusie Oczekująca.

Po kliknięciu w odnośnik Kandydaci – zgody zostaniesz przeniesiony do odpowiednio wyfiltrowanej listy kandydatów z oczekującą na potwierdzenie zgodą.

Jeśli nie masz takich kandydatów, komunikat także będzie o tym świadczył.

Sekcja ukazuje liczbę kandydatów, którym od dzisiaj przez kolejne 30 dni będą wygasać zgody.

Po kliknięciu w odnośnik Ważność zgód zostaniesz przeniesiony na odpowiednio wyfiltrowaną listę kandydatów. Warto na nią zaglądać, być może z którymś z kandydatów chcesz pozostać w kontakcie.

Jeśli żadnemu kandydatowi nie wygasają w najbliższym czasie zgody – komunikat także odzwierciedli ten stan.

Sekcja pojawia się po wprowadzeniu ustawień związanych z automatyzacją zarządzania danymi osobowymi. Ustawienia te wprowadza administrator po stronie elevato (kontakt z supportem).

Dostępne są tutaj 3 elementy do wglądu.

Automatyzacja polega na sprawdzaniu przez system do kiedy kandydaci, którzy wyrazili zgodę na przyszłe procesy rekrutacyjne, mogą w tym systemie pozostać. Kiedy mija termin i zgody wygasają – kandydaci są automatycznie usuwani.

Jeśli korzystasz z opcji archiwizacji – usunięcie poprzedzone jest okresem, w którym kandydat nadal jest w systemie, ale dostępny dopiero po wykorzystaniu filtra Zarchiwizowany.

Każdy kandydat otrzyma na 30 dni przed wygaśnięciem zgody informację mailową o możliwości jej przedłużenia lub wycofania wraz z linkiem do podjęcia działań.

Administratorzy elevato otrzymają maila z informacją o wygasających, w ciągu najbliższych 30 dni, zgodach kandydatów. Mail wynika z informacji, które zawiera sekcja Kandydaci, którym zgoda wygaśnie w ciągu 30 dni.