Aby wszystkie procesy rekrutacyjne były w 100% zabezpieczone – musisz najpierw dodać odpowiednie klauzule i zgody do systemu.

Klauzule i zgody przypiszesz do projektu już na etapie jego dodawania.

Może zdarzyć się tez tak, że do jakiegoś projektu będzie trzeba dodać nową klauzulę lub zgodę.

W tym celu przejdź do zakładki Raporty i tam wybierz Zgody i klauzule informacyjne.

Na wyświetlonym ekranie możesz rozpocząć czynności związane z dodawaniem klauzul i zgód.

Aby dodać klauzulę do projektu rekrutacyjnego przejdź do zakładki Projekty – klauzule informacyjne.

Poprzez opcję Zaznaczone projekty, gdzie wybierasz z listy projektów te, do których chcesz dodać klauzulę informacyjną.

Następnie klikasz w Zaznaczone projekty i wybierasz Dodaj klauzulę informacyjną.

Wyświetli Ci się okno z możliwością wyboru klauzuli (jeśli masz ich więcej ze względu na spółki lub różnych klientów).

Zaznacz wybraną klauzulę i kliknij Dodaj.

Do wszystkich zaznaczonych projektów została przypisana wybrana klauzula informacyjna.

Poprzez opcję Spełniający kryteria, gdzie przypiszesz klauzulę informacyjną do wszystkich projektów znajdujących się na wyfiltrowanej liście.

Po określeniu odpowiednich filtrów i kliknięciu Szukaj, klikasz w Spełniający kryteria i wybierasz Dodaj klauzulę informacyjną.

Wyświetli Ci się okno z możliwością wyboru klauzuli (jeśli masz ich więcej ze względu na spółki lub różnych klientów).

Zaznaczasz wybraną klauzulę i klikasz Zapisz. Do wszystkich spełniających kryteria wyszukiwania projektów została przypisana wybrana klauzula informacyjna.

Na wyświetlonym ekranie przejdź do Projekty – zgody.

Przypisanie zgody/zgód do projektu odbywa się na dwa sposoby:

Poprzez opcję Zaznaczone projekty, gdzie wybierasz z listy projektów te, do których chcesz dodać odpowiednie zgody.

Następnie klikasz w Zaznaczone projekty i wybierasz Dodaj zgodę.

Wyświetli Ci się okno z możliwością wyboru zgód (jeśli masz ich więcej ze względu na spółki lub różnych klientów).

Zaznacz zgody na przetwarzanie danych w bieżącym procesie oraz na procesy przyszłe. wybraną i kliknij Dodaj.

Do wszystkich zaznaczonych projektów zostały przypisane wybrane zgody.

Poprzez opcję Spełniający kryteria, gdzie przypiszesz zgodę do wszystkich projektów znajdujących się na wyfiltrowanej liście.

Po określeniu odpowiednich filtrów i kliknięciu Szukaj, klikasz w Spełniający kryteria i wybierasz Dodaj zgodę.

Wyświetli Ci się okno z możliwością wyboru zgody/zgód (jeśli masz ich więcej ze względu na spółki lub różnych klientów).

Zaznaczasz wybraną zgodę/zgody i klikasz Zapisz.

Do wszystkich spełniających kryteria wyszukiwania projektów została przypisana wybrana/e zgoda/y.

Archiwizacja kandydatów odbywa się m.in. z poziomu Raportów, w raporcie Zgód i klauzul informacyjnych.

Przejdź do zakładki Ważność zgód.

Wprowadź w filtrze Data ostatniej modyfikacji kandydata informację do jakiej daty kandydaci, którzy aplikowali, mają być zarchiwizowani.

Następnie kliknij Szukaj.

Dla tak wyfiltrowanej listy skorzystaj z opcji Spełniający kryteria i wybierz polecenie Usuń/Archiwizuj.

W wyświetlonym oknie wybierz opcję Zarchiwizuj dane.

Następnie, na wyświetlonym oknie sprawdź liczbę kandydatów i umieść stosowny komentarz.

Po uzupełnieniu kliknij Zapisz.

Analogiczne działanie możesz wykonać dla zaznaczonych kandydatów. Wówczas możesz wybrać kandydatów na stronie i skorzystać z opcji Zaznaczeni kandydaci.

Usuwanie kandydatów odbywa się w sposób analogiczny do archiwizacji czyli z poziomu Raportów, w raporcie Zgód i klauzul informacyjnych.

W zakładce Ważność zgód możesz wyfiltrować kandydatów, którzy mają zostać usunięci (np. po statusie zgód).

Dla wyfiltrowanej listy możesz skorzystać z opcji Spełniający kryteria i wybrać polecenie Usuń/Archiwizuj.

W wyświetlonym oknie wybierz opcję Usuń dane (jedynie dla ich anonimizacji)

lub Usuń całkowicie dane (usuwa dane kandydatów wraz ze statystykami).

Analogiczne działanie możesz wykonać dla zaznaczonych kandydatów. Wówczas możesz wybrać kandydatów na stronie i skorzystać z opcji Zaznaczeni kandydaci.

Aby poprosić kandydatów o aktualizację zgód na przetwarzanie danych osobowych, musisz im najpierw takie zgody przypisać. W tym celu przejdź do raportu Zgody i klauzule informacyjne.

Następnie w zakładce Ważność zgód skorzystaj z opcji Zaznaczeni kandydaci lub z opcji Spełniający kryteria.

Korzystając z opcji Zaznaczeni kandydaci, zaznacz wszystkich tych, którym chcesz przypisać odpowiednią zgodę na przyszłe rekrutacje i kliknij Dodaj zgodę.

Na wyświetlonym oknie zaznacz odpowiednią zgodę (pamiętając o wyborze odpowiedniej zgody w odniesieniu do spółki/klienta) oraz ustaw status zgody jako Oczekująca.

Możesz wybrać z puli zgód zgodę na przyszłe projekty rekrutacyjne.

Lub na konkretny projekt rekrutacyjny.

Po określeniu z jakiej puli zgód chcesz skorzystać – wybierz właściwe dla wyfiltrowanych kandydatów.

Następnie ustaw status zgody na Oczekująca.

Po przygotowaniu w ten sposób zgody możesz kliknąć Dodaj.

W tym momencie do zaznaczonych kandydatów zostanie przypisana wybrana zgoda w statusie Oczekującej na zatwierdzenie przez kandydata.

Kolejnym krokiem jest wysyłka maila do kandydata z prośbą o akceptację opisana w kroku 5.

Korzystając z opcji Spełniający kryteria, wyfiltruj wszystkich tych kandydatów, którym chcesz przypisać odpowiednią zgodę na przyszłe rekrutacje i kliknij Dodaj zgodę.

Na wyświetlonym oknie zaznacz odpowiednią zgodę (pamiętając o wyborze odpowiedniej zgody w odniesieniu do spółki/klienta) oraz ustaw status zgody jako Oczekująca.

Możesz wybrać z puli zgód zgodę na przyszłe projekty rekrutacyjne.

Lub na konkretny projekt rekrutacyjny.

Po określeniu z jakiej puli zgód chcesz skorzystać – wybierz właściwe dla wyfiltrowanych kandydatów.

Następnie ustaw status zgody na Oczekująca.

Po przygotowaniu w ten sposób zgody możesz kliknąć Dodaj.

W tym momencie do kandydatów znajdujących się na wyfiltrowanej liście zostanie przypisana wybrana zgoda w statusie Oczekującej na zatwierdzenie przez kandydata.

Kolejnym krokiem jest wysyłka maila do kandydata z prośbą o akceptację opisana w kroku 5.

Prośbę o aktualizację zgód wyślesz mailem do wszystkich kandydatów, którym w poprzednim kroku je przypisałeś.

Wysyłki możesz dokonać zarówno wykorzystując opcję Zaznaczeni kandydaci jak również Spełniający kryteria. W obu przypadkach działania są analogiczne.

Wybierz/wyfiltruj odpowiednie osoby z listy i kliknij Wyślij e-mail.

Pojawi się okno wysyłki maila.

Na wyświetlonym oknie pojawi się informacja w czyim imieniu wysyłany jest e-mail oraz do ilu kandydatów zostanie wysłany.

Aby ułatwić proces wysyłki, skorzystaj z szablonu Prośba o aktualizację zgód na przetwarzanie danych osobowych.

Kliknij ikonę wstawiania treści z szablonu.

Następnie potwierdź wklejenie treści klikając OK.

Treść możesz edytować, pamiętaj jednak aby umieścić w niej klauzulę informacyjną
i aby zachować TAG umożliwiający kandydatom zarządzanie swoimi zgodami:

Kończąc przygotowanie maila, przypisz właściwą klauzulę do wiadomości, nie będzie ona wysłana kandydatowi, ale zostanie do niego przypisana w obrębie platformy.

Jeśli wszystko zostało skonfigurowane w sposób prawidłowy, możesz kliknąć Wyślij. Od tego momentu zaznaczeni kandydaci mają możliwość zaakceptowania zgody na przetwarzanie danych w przyszłych rekrutacjach. Spełniony został także obowiązek informacyjny.

.