Jeśli kandydat nie aplikował samodzielnie przez formularz, tylko został pozyskany metodą direct search, w systemie nie zostaną automatycznie przypisane żadne zgody. Z tego względu konieczne jest ich ręczne dodanie. W zależności od sytuacji możesz to zrobić jako zgody zatwierdzone (gdy kandydat już wyraził zgodę) lub oczekujące na potwierdzenie (gdy zgody jeszcze nie zostały wyrażone).
Aby zabezpieczyć zgody kandydata z direct search, musisz przejść ścieżkę:
🔮 elevato Navigator
Wybrany projekt rekrutacyjny -> Wybrany kandydat -> Ikona poleceń -> Dodaj zgodę
Są dwie sytuacje, w których kandydat może trafić do systemu bez zgód.
Rekruter jest w kontakcie z kandydatem i w rozmowie (social media, mail, inne) kandydat został zapoznany z treścią klauzuli oraz zgodami i wyraził chęć uczestnictwa w rekrutacji potwierdzając wyszczególnione zgody.
W takim przypadku w systemie dodajemy kandydatowi zgody w sposób opisany jako SYTUACJA #1.Rekruter jest w kontakcie z kandydatem i w rozmowie (social media, mail, inne) zostało ustalone, że odpowiednie treści (klauzula informacyjna, zgody) zostaną przekazane kandydatowi drogą mailową.
W takim przypadku w systemie dodajemy kandydatowi zgody w sposób opisany jako SYTUACJA #2.
SYTUACJA #1
Jeśli do systemu trafił kandydat, który uprzednio został zapoznany z treścią klauzuli oraz zgodami (kontakt poprzez social media, mailowy, inny), należy zachować historię potwierdzającą udzielenie zgód przez kandydata, a w systemie przypisać mu odpowiednie zgody.
W tym celu, po dodaniu kandydata do odpowiedniego projektu w elevato, rozwiń menu kontekstowe w kolumnie akcji, na liście kandydatów w projekcie.
Kliknij w polecenie Dodaj zgodę. Następnie wybierz projekt, z którego zgody chcesz przypisać kandydatowi:
Zaznacz odpowiednie zgody.
Jeśli kandydat został wcześniej zaznajomiony z treścią klauzuli oraz wyraził zgody na przetwarzanie danych (dysponujesz potwierdzeniem np. w postaci skanu lub kopii rozmów), możesz dodać zgody w statusie Zatwierdzona.
W przypadku tego statusu wymagany jest komentarz ze strony rekrutera dodającego zgodę.
❗️WAŻNE!
Pamiętaj, aby wprowadzić do sytemu dokładną datę pozyskania zgód!
SYTUACJA #2
Jeśli nie masz potwierdzenia na zaznajomienie się kandydata z klauzulą informacyjną oraz brak wyrażonych przez kandydata zgód. Dodaj zgody w statusie Oczekująca.
W tym celu, po dodaniu kandydata do odpowiedniego projektu w elevato, rozwiń menu kontekstowe w kolumnie akcji, na liście kandydatów w projekcie.
Kliknij w polecenie Dodaj zgodę. Następnie wybierz projekt, z którego zgody chcesz przypisać kandydatowi:
Zaznacz odpowiednie zgody.
Zmień status na Oczekująca.
Dla tego statusu konieczna jest wysyłka maila do kandydata z prośbą o potwierdzenie właśnie dodanych zgód. W tym celu określ adres, z którego ma nastąpić wysyłka maila. Wybierz odpowiedni szablon wiadomości i kliknij ikonę wstawienia treści szablonu, a następnie potwierdź wprowadzenie treści (przykładową treść wiadomości wysyłanej do kandydata znajdziesz >> tutaj <<).
W treści pojawią się istotne TAGi, które zapewnią prawidłowość procesu pozyskania zgód.
[[CandidateInformationNotice]] - TAG, który wstawia treść klauzuli informacyjnej
[[CandidateConsentManagementLinkWithToken]]- TAG, który zostaje podmieniony na link do zarządzania zgodami przypisanymi kandydatowi.
Pamiętaj także o wybraniu odpowiedniej klauzuli, która zostanie przypisana do kandydata w systemie.
Masowe dodawanie zgód
Powyższe kroki możesz wykonać także dla wielu kandydatów jednocześnie:
zaznacz wybrane osoby na liście,
lub użyj opcji „spełniający kryteria”.
Słowa kluczowe
zgody direct search | jak dodać zgody kandydata | zabezpieczenie zgód RODO | zatwierdzenie zgody | oczekująca zgoda | klauzula informacyjna elevato | jak potwierdzić zgodę kandydata | dodanie zgody bez aplikacji | RODO kandydat | zgoda po rozmowie telefonicznej | link do zarządzania zgodami | wysyłka zgód e-mail | status zgód kandydat | direct search | manualne dodanie zgody | jak zabezpieczyć zgody kandydatów | zgody w systemie rekrutacyjnym | jak wprowadzić zgodę ręcznie | jak przypisać zgodę kandydata | kandydat spoza formularza