Aby poprosić kandydata o wyrażenie zgód na przetwarzanie danych, najpierw musi się taki kandydat pojawić w systemie. Jeśli aplikuje przez formularz, na pewno ma przynajmniej jedną zgodę - na bieżącą rekrutację. Jeśli dodajesz go ręcznie, będzie trzeba te zgody pozyskać.
Takie pozyskanie odbywa się mailowo i składa z trzech kroków.
Krok pierwszy, przygotowanie szablonu e-mail
Jeśli masz już taki szablon - możesz ten krok pominąć. :)
Przejdź do ustawień, a następnie do szablonów e-mail.
Tutaj kliknij DODAJ.
Teraz możesz utworzyć treść maila, która będzie wysłana do kandydata. Poniżej znajdziesz dwa przykłady.
Przykład 1.
Dzień dobry, [[CandidateFirstName]],
piszę do Ciebie z prośbą o aktualizację w naszym systemie wyrażonych przez Ciebie zgód na przetwarzanie danych osobowych. Dzięki temu nadal będziemy mogli pozostać w rekruterskim kontakcie, a dodatkowo będziemy spełniać wszystkie prawne wymagania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych.
Zapoznaj się z klauzulą informacyjną:
[[CandidateInformationNotice]]
Przejdź na stronę zarządzania zgodami klikając w poniższy link (lub wklej go w przeglądarce):
[[CandidateConsentManagementLinkWithToken]]
Pozdrawiam
[[UserFirstAndLastName]]
tel. [[UserCellPhone]]
[[CompanyName]]
Przykład 2.
Szanowna Pani / Szanowny Panie,
Zwracam się z prośbą o aktualizację w naszym systemie rekrutacyjnym wyrażonych przez Panią / Pana zgód na przetwarzanie danych osobowych. Działania te pozwolą nam na spełnienie wymogów prawnych dotyczących przetwarzania danych osobowych, a także upewnią nas w tym, że jest Pani / Pan zainteresowany kontaktem z nami.
Klauzula informacyjna:
[[CandidateInformationNotice]]
Aby przejść na stronę zarządzania zgodami, proszę o kliknięcie poniższego linku lub wklejenie go do paska adresu w przeglądarce:
[[CandidateConsentManagementLinkWithToken]]
Pozdrawiam,
[[UserFirstAndLastName]]
tel. [[UserCellPhone]]
[[CompanyName]]
Krok drugi, dodanie zgód do profilu kandydata
Przejdź w profilu kandydata do zakładki ZGODY.
Następnie kliknij DODAJ
Na wyświetlonym oknie wybierz projekt, do którego przypisany jest kandydat i zaznacz zgody, które chcesz mu przypisać.
Teraz zmień status dodawanych zgód na Oczekująca. Zwróć uwagę na komunikat z przypomnieniem o wysyłce maila do kandydata.
Na koniec kliknij Dodaj, aby zapisać zgodę w profilu kandydata.
Krok trzeci, wysyłka maila z prośbą o aktualizację zgód
Najszybciej maila wyślesz z poziomu listy kandydatów w projekcie.
Tutaj też sprawdzisz, czy kandydat ma zgody, czy nie (czerwona ikona paragrafu świadczy o braku zgód).
Kliknij w adres e-mail kandydata.
Wybierz odpowiedni szablon maila:
Następnie kliknij ikonę wprowadzenia treści:
Wybierz także klauzulę, która będzie przypisana kandydatowi w systemie:
Na koniec upewnij się, że wszystkie pola są uzupełnione prawidłowo i kliknij WYŚLIJ.
Kandydat otrzyma maila z linkiem do zarządzania zgodami:
