Nie każdy kandydat, który pojawia się w systemie, od razu posiada komplet zgód na przetwarzanie danych osobowych. Jeśli kandydat aplikuje przez formularz – zgody przypisują się automatycznie. Jeśli jednak dodajesz go ręcznie (np. z polecenia, z LinkedIna czy po rozmowie telefonicznej), musisz samodzielnie zadbać o zebranie zgód.
Cały proces składa się z trzech prostych kroków:
Krok 1: Przygotuj szablon maila z prośbą o wyrażenie zgód
Jeśli masz już gotowy szablon – przejdź do kroku 2.
W przeciwnym razie przejdź do ustawień, a następnie do szablonów e-mail.
Kliknij DODAJ.
Wprowadź treść maila, która będzie wysłana do kandydata.
Poniżej znajdziesz dwa przykłady.
📥 Więcej informacji znajdziesz w artykule: Jak dodać szablon e-mail >>> KLIK <<.
Przykład 1 (luźniejszy ton)
Dzień dobry, [[CandidateFirstName]],
piszę do Ciebie z prośbą o aktualizację w naszym systemie wyrażonych przez Ciebie zgód na przetwarzanie danych osobowych. Dzięki temu nadal będziemy mogli pozostać w rekruterskim kontakcie, a dodatkowo będziemy spełniać wszystkie prawne wymagania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych.
Zapoznaj się z klauzulą informacyjną:
[[CandidateInformationNotice]]
Przejdź na stronę zarządzania zgodami klikając w poniższy link (lub wklej go w przeglądarce):
[[CandidateConsentManagementLinkWithToken]]
Pozdrawiam
[[UserFirstAndLastName]]
tel. [[UserCellPhone]]
[[CompanyName]]
Przykład 2 (bardziej formalnie)
Szanowna Pani / Szanowny Panie,
Zwracam się z prośbą o aktualizację w naszym systemie rekrutacyjnym wyrażonych przez Panią / Pana zgód na przetwarzanie danych osobowych. Działania te pozwolą nam na spełnienie wymogów prawnych dotyczących przetwarzania danych osobowych, a także upewnią nas w tym, że jest Pani / Pan zainteresowany kontaktem z nami.
Klauzula informacyjna:
[[CandidateInformationNotice]]
Aby przejść na stronę zarządzania zgodami, proszę o kliknięcie poniższego linku lub wklejenie go do paska adresu w przeglądarce:
[[CandidateConsentManagementLinkWithToken]]
Pozdrawiam,
[[UserFirstAndLastName]]
tel. [[UserCellPhone]]
[[CompanyName]]
Krok 2: Dodaj zgody do profilu kandydata
Przejdź w profilu kandydata do zakładki ZGODY.
Następnie kliknij DODAJ
Na wyświetlonym oknie wybierz projekt, do którego przypisany jest kandydat i zaznacz zgody, które chcesz mu przypisać.
Teraz zmień status dodawanych zgód na Oczekująca. Zwróć uwagę na komunikat z przypomnieniem o wysyłce maila do kandydata.
Na koniec kliknij Dodaj, aby zapisać zgodę w profilu kandydata.
Krok 3: Wyślij maila do kandydata
Najszybciej maila wyślesz z poziomu listy kandydatów w projekcie.
Tutaj też sprawdzisz, czy kandydat ma zgody, czy nie (czerwona ikona paragrafu świadczy o braku zgód).
Kliknij w adres e-mail kandydata.
Wybierz odpowiedni szablon maila:
Następnie kliknij ikonę wprowadzenia treści:
Wybierz także klauzulę, która będzie przypisana kandydatowi w systemie:
Na koniec upewnij się, że wszystkie pola są uzupełnione prawidłowo i kliknij WYŚLIJ.
Kandydat otrzyma maila z linkiem do zarządzania zgodami:
Słowa kluczowe
jak wysłać zgodę do kandydata | pozyskanie zgody RODO | mail do kandydata z prośbą o zgodę | zgody oczekujące | jak zebrać zgody po dodaniu kandydata | zgoda kandydata po direct search | szablon maila do kandydata | jak poprosić o zgodę na przetwarzanie danych osobowych | jak dodać klauzulę informacyjną kandydatowi | zgoda na obecny projekt | zgoda na przyszłe projekty | kandydat dodany ręcznie zgody | status oczekujący zgody | aktualizacja zgód kandydata