Aby zapoznać się z podsumowaniem zarządzania danymi kandydatów przejdź do Raportów do zakładki Ochrona danych osobowych.
Po przejściu wybierz raport Ważność zgód.
Pod zakładką znajdziesz informację o wszystkich zgodach jakie występują przy nazwiskach kandydatów w systemie.
Na liście możesz znaleźć 4 statusy zgód:
Potwierdzona – status świadczy o tym, że kandydat świadomie potwierdził przypisaną do niego zgodę. Mogło to być potwierdzenie udzielone na etapie wypełniania formularza aplikacyjnego lub w drodze akceptacji propozycji wysłanej mailem.
Oczekująca na potwierdzenie – status dotyczy sytuacji, w której wysłany został do kandydata mail z prośbą o zatwierdzenie zgód na danych projekt. Zgody przypisane wówczas do kandydata (dopóki ich nie potwierdzi) mają status Oczekujących na potwierdzenie.
Wycofana – zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem, kandydat musi mieć możliwość wglądu do udzielonych zgód, ich przedłużenia i wycofania. Jeśli zdecyduje się na krok wycofania – na liście pojawi się taki właśnie status.
Odrzucona – kiedy wysyłasz do kandydata prośbę o potwierdzenie zgody, kandydat może ją także odrzucić. Wówczas status będzie o tym informował.
Wysyłka maila z prośbą o akceptację zgód została opisana tutaj:
Prośba o akceptację/aktualizację zgód
Wszystkie przypisane do kandydata zgody na bieżące rekrutacje są na liście opisane projektem rekrutacyjnym, do którego się odnoszą.
Znajdziesz tutaj także, dane kandydatów, terminy wygaśnięcia zgód i szczegóły zgód dotyczące (wymagalność w projekcie, czy dotyczy przyszłych rekrutacji, czy jest domyślną w systemie).
Za pośrednictwem ikon umieszczonych w ostatniej kolumnie przejdziesz do szczegółów kandydata, dodasz do niego odpowiednią zgodę lub wyślesz wiadomości (email i SMS).
Kliknięcie w ikonę szczegółów przeniesie Cię do profilu kandydata.
Profil kandydata został szczegółowo opisany tutaj:
Zarządzanie profilem kandydata
Ikona dodawania zgody – umożliwi wybór i przypisanie zgody do kandydata.
Działanie jest analogiczne do tego opisanego
Kroki dodawania zgody są analogiczne do tych opisanych tutaj:
Dodawanie zgody do kandydata
Ostatnia ikona umożliwia wysyłkę wiadomości e-mail lub SMS do kandydata.
Zakładka Ważność zgód pozwala także używać rozbudowanych filtrów.
Możesz także zapisać wyniki wyszukiwania w postaci pliku Excel.
Opcje Zaznaczeni kandydaci oraz Spełniający kryteria pozwalają wykonać akcje zbiorcze na wylistowanych kandydatach.
Możesz wysłać zbiorcze maile lub SMS-y. Dodać zgody lub usunąć/zarchiwizować kandydatów.
Zbiorcze dodanie zgód zostało opisane w poradniku RODO krok po kroku:
Dodawanie zgód
Podobnie zresztą jak zbiorcze usuwanie/archiwizowanie kandydatów:
Usuwanie/archiwizowanie kandydatów