Dodanie klauzuli informacyjnej w elevato pozwala uporządkować procesy rekrutacyjne i zadbać o spójność informacji przekazywanych kandydatom. Dzięki ustawieniu klauzuli jako domyślnej możesz automatycznie dodawać ją do nowych projektów rekrutacyjnych, oszczędzając czas i ograniczając ryzyko pominięcia ważnych elementów formalnych.
Aby dodać klauzulę, musisz przejść ścieżkę:
🔮 elevato Navigator
Słowniki -> Ochrona danych osobowych -> Klauzule informacyjne -> Dodaj
Po przejściu do Słowników wybierz Ochrona danych osobowych.
Następnie Klauzule informacyjne.
Na tym widoku kliknij Dodaj.
Zostanie Ci wyświetlone okno formularza z informacjami, które należy uzupełnić do prawidłowego działania funkcjonalności.
Pola Nazwa i Treść są wymagane.
Przykładowa treść klauzuli informacyjnej:
Informacja o przetwarzaniu danych oraz o prawach związanych z przetwarzaniem danych
Dane administratora i Inspektora Ochrony Danych
Informujemy, że administratorem Pana/Pani danych osobowych jest [nazwa pracodawcy] z siedzibą w […]. (dalej również jako „Pracodawca” lub „Administrator”) Kontakt z administratorem jest możliwy poprzez e-mail: […], telefon […] lub na podany adres siedziby, będący również adresem korespondencyjnym. U administratora danych został powołany Inspektor Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem email: […].
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Podane przez Pana/Panią dane osobowe będą przetwarzane przez administratora w celach rekrutacyjnych, na podstawie:
a) szczególnego przepisu prawa regulującego zbieranie danych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę (art. 6 ust. 1 lit. c RODO* w zw. z art. 221 § 1 Kodeksu Pracy), czyli w przypadku oferowania zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę i dostarczenia danych wyłącznie objętych tym przepisem, tj.: imię̨ (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez Pana/Panią oraz wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli są one niezbędne Pracodawcy do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku lub
b) na podstawie wyrażonej przez Pana/Panią zgody - zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO – co dotyczy przypadków, kiedy:
· w przypadku bieżącego procesu rekrutacji: oferowana jest umowa o pracę, a w celach rekrutacyjnych podaje Pan/Pani w CV lub dokumentach aplikacyjnych inne dane, niż takie, które Pracodawca może przetwarzać w oparciu o Kodeks pracy, czyli inne, niż: imię̨ (imiona) i nazwisko, datę̨ urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez Pana/Panią oraz wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli są one niezbędne Pracodawcy do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku bądź
· w przypadku bieżącego procesu rekrutacji: oferowana jest umowa inna niż umowa o pracę (np. umowa zlecenie), a przetwarzanie danych dotyczy wszystkich, które podaje Pani/Pan w CV lub dokumentach aplikacyjnych do przetwarzania w celu realizacji procesu rekrutacji, bądź
· chciałaby Pani/Pan wziąć udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych u Pracodawcy (przetwarzanie danych dotyczy wszystkich, które podaje Pani/Pan w CV lub dokumentach aplikacyjnych do przetwarzania w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych).
Ze względu na charakter prowadzenia procesu (lub procesów) rekrutacji za pośrednictwem elektronicznego systemu elevato, Pani/Pana adres e-mail będzie przetwarzany w celu identyfikacji Kandydata w systemie elevato. Taka funkcja identyfikująca pomaga prawidłowo realizować Pani/Pana uprawnienia wynikające z RODO, np. odwołania zgody, aktualizacji danych, uzyskania ich treści, itp. Stanowi to prawnie uzasadniony interes administratora danych, a podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Prawnie uzasadnionym interesem administratora danych jest również archiwizacja danych po zakończonym procesie rekrutacji lub po odwołaniu zgody na przetwarzanie danych w przyszłych procesach rekrutacyjnych. Taka archiwizacja służy celom dowodowym dla obrony, ustalenia lub dochodzenia roszczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być ujawnione pracownikom lub współpracownikom administratora danych, jak też podmiotom udzielającym mu wsparcia na zasadzie zleconych usług i zgodnie z zawartymi umowami powierzenia, zwłaszcza w obszarze wsparcia rekrutacyjnego.
Odbiorcą danych jest m. in. elevato S.A. z siedzibą w Bielsku-Białej, ul. Batorego 3/6, 43-300 Bielsko-Biała, jako podmiot dostarczający i utrzymujący system elevato, służący do wsparcia rekrutacji prowadzonych na rzecz administratora danych.
Okres przechowywania danych
Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania obecnego procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia dodatkowej zgody Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane również na potrzeby przyszłych rekrutacji, do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej jednak niż przez okres 2 lat. W przypadku zakończenia procesu rekrutacyjnego, gdy nie była wyrażana dodatkowa zgoda na przyszłe procesy rekrutacyjne lub cofnięcia zgody na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji, Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w formie archiwizacji, w celach dowodowych, przez okres właściwy dla upływu przedawnienia roszczeń, który wynosić będzie maksymalnie 3 lat.
Przysługujące uprawnienia
Ma Pan/Pani prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Może Pan/Pani cofnąć wyrażoną zgodę w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie wyrażonej przez Pana/Panią zgody przed jej cofnięciem. Powyższe żądania prosimy kierować na adres email […].
Dostęp do zarządzania zgodami możliwy jest również w systemie rekrutacyjnym elevato pod adresem https://[…].elevato.net/pl/zarzadzanie-zgodami-dostep,ccma.
Przysługuje ponadto Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Niezbędność podania danych i konsekwencje ich niepodania
W przypadku procesu rekrutacyjnego dotyczącego zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę Pracodawca może żądać podania danych w zakresie wskazanym w Kodeksie pracy, tj.: imię̨ (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez Kandydata oraz wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli są one niezbędne Pracodawcy do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Jeżeli Pracodawca oznaczy te dane jako niezbędne ich podanie jest wymogiem do wzięcia udziału w rekrutacji, a odmowa ich podania będzie skutkować brakiem możliwości przystąpienia do rekrutacji. W przypadku danych niewymaganych Kodeksem pracy, ich podanie jest dobrowolne i brak podania danych nie wpływa na możliwość wzięcia udziału w rekrutacji.
W przypadku danych podawanych podczas rekrutacji na stanowisko, na które oferowana jest umowa cywilnoprawna, wymóg podania danych nie wynika z przepisów prawa (ich podanie jest dobrowolne), jednak podanie oznaczonych przez Pracodawcę, adekwatnych danych jest niezbędne, aby rzetelnie przystąpić do rekrutacji. Odmowa podania takich danych skutkować będzie pominięciem Pana/Pani kandydatury w procedurze rekrutacyjnej. W przypadku danych innych niż oznaczone jako niezbędne, ich niepodanie nie wpływa na możliwość wzięcia udziału w rekrutacji.
W przypadku adresu e-mail, które to pole jest oznaczone jako niezbędne do wypełnienia (dana identyfikująca, pozwalająca nam na prawidłową identyfikację w systemie), brak podania adresu e-mail uniemożliwia wzięcie udziału w rekrutacji prowadzonej przez system rekrutacyjny. Kandydat ma jednocześnie zapewnione alternatywne formy zgłoszenia kandydatury poprzez e-mail: […].
Informujemy, że decyzje dotyczące procesu rekrutacji nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
*RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
Klauzulę możesz określić jako Domyślną.
Oznaczona w ten sposób będzie przypisywana automatycznie do każdego nowotworzonego projektu rekrutacyjnego.
Po kliknięciu Zapisz – każdy nowy projekt będzie zawierał utworzoną, domyślną klauzulę.
❗️WAŻNE❗️
Jeśli dodajesz klauzule informacyjne dla wielu spółek/klientów – jako domyślną oznacz jedynie tę dotyczącą spółki/klienta, do której/którego najczęściej rekrutujesz. W przeciwnym razie wszystkie klauzule będą dodawane automatycznie do nowych projektów, co zaciemni widok i może generować niepotrzebne utrudnienia.
Słowa kluczowe
klauzula informacyjna rekrutacja | dodawanie klauzuli informacyjnej | klauzula RODO do rekrutacji | klauzula informacyjna kandydat | ochrona danych osobowych rekrutacja | klauzula do formularza aplikacyjnego | domyślna klauzula rekrutacyjna | jak dodać klauzulę informacyjną | treść klauzuli informacyjnej | klauzula do projektu rekrutacyjnego | RODO w rekrutacji | informacja o przetwarzaniu danych kandydatów | archiwizacja danych kandydatów | usuwanie danych kandydatów | klauzula dla kandydatów do pracy | dokumenty rekrutacyjne RODO | ustawienia ochrony danych ATS | klauzule informacyjne w ATS | zgodność rekrutacji z RODO | przetwarzanie danych osobowych kandydatów